A+ A A-

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

  • Odsłony: 152

GRYFICKIE TOWARZYSTWO  BUDOWNICTWA  SPOŁECZNEGO SPÓŁKA   Z  OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ Z  SIEDZIBĄ W  GRYFICACH

REGULAMIN     ORGANIZACYJNY

Gryfice, dnia 11 kwiecień 2019r  

SPIS     TREŚCI

ROZDZIAŁ   I
           Postanowienia ogólne.
ROZDZIAŁ  II
           Zasady zarządzania Towarzystwem

ROZDZIAŁ III
          Struktura organizacyjna, zakres obowiązków komórek
          organizacyjnych

ROZDZIAŁ  IV

           Zasady organizacji i funkcjonowania komórek
           organizacyjnych

ROZDZIAŁ  V

            Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
            pracowników

ROZDZIAŁ VI

            Zakres działania komórek organizacyjnych

ROZDZIAŁ  VII

            Kontrola Wewnętrzna

ROZDZIAŁ  VIII
            Załatwianie i podpisywanie korespondencji

ROZDZIAŁ  IX
            Postanowienia końcowe

ROZDZIAŁ  I

Postanowienia ogólne.

                                                         § 1.

1.Towarzystwo nosi nazwę:
                                   Gryfickie Towarzystwo Budownictwa Społecznego
                                        spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

2.Towarzystwo ma swoją siedzibę w Gryficach ul. Wiejska nr 8

3.Towarzystwo powstało na mocy Aktu  Założycielskiego z dnia 2 grudnia 1999r
   ( Akt Notarialny REP.A.Nr 3488/1999)

4.Towarzystwo działa na podstawie:
    ustawy z dnia 26 października 1995r o niektórych formach popierania
    budownictwa mieszkaniowego ( Dz.U. Z 2000r Nr 98, poz.1070 z późn.zm),
    ustawy z dnia 23  kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny ( Dz.U. Z 1964r.Nr 16, poz.93
    z późn.zm).ustawy z dnia 20 grudnia 1996r o gospodarce nieruchomościami
   ( Dz.U. Z 1997r Nr 9, poz. 43 z późn. zm), ustawy z dnia 21 czerwca 2001r o
   ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie Gminy i o zmianie Kodeksu
   Cywilnego 9Dz.U. Z 2005r Nr 31 poz.266 z późn.zm) ustawy z dnia 15 września
   2000r Kodeks Spółek  Handlowych ( Dz.U. Z 2000 r Nr 94,poz.1037 z późn. zm.),
   ustawy z dnia 10 kwietnia 1997r Prawo Energetyczne ( Dz.U. Z 1997r , poz. 348 z
   późn.zm) oraz postanowień Aktu Założycielskiego Gryfickiego TBS – spółki z o.o.


                                                           § 2

1.Regulamin określa zasady finansowania oraz zadania i obowiązki Towarzystwa
   w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej.

2.Przedmiotem działalności Towarzystwa jest  budowanie domów mieszkalnych i ich
   eksploatacja na zasadach najmu oraz zarządzania zasobem lokalowym stanowiącym własność Gminy Gryfice.
   Towarzystwo może również:
   1) nabywać budynki mieszkalne,
   2) przeprowadzać remonty i modernizacje obiektów przeznaczonych  na
         zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych  na zasadach najmu ,
   3) sprawować na podstawie umów zleceń zarząd budynkami mieszkalnymi,
        nieruchomościami nie  stanowiącymi własności Towarzystwa,
  4) Towarzystwo może również prowadzić inną działalność związaną z  
         budownictwem mieszkaniowym .

ROZDZIAŁ  II


Zasady zarządzania Towarzystwem


                                         § 3

1.Podstawową zasadą zarządzania  obowiązującego w Towarzystwie jest zasada jednoosobowego kierownictwa w/g tej zasady na czele Towarzystwa stoi Zarząd  Prezes Zarządu ,a każdy pracownik podlega tylko jednemu przełożonemu od którego otrzymuje polecenie i przed którym odpowiada za powierzony odcinek pracy.

2.Pracownik, który otrzymał polecenie od przełożonego wyższego szczebla zobowiązany jest polecenie to wykonać  zawiadamiając o tym bezpośredniego przełożonego.

3.Wydanie poleceń z pominięciem drogi służbowej może mieć miejsce tylko w uzasadnionych przypadkach.

                                                 § 4.

1.Czynności prawne w imieniu Towarzystwa  dokonuje  Zarząd oraz pełnomocnicy działający w ramach umocowania.

2.Jeżeli pracownik Towarzystwa  otrzymał bezpośrednio polecenie od  Burmistrza Gryfic ,Naczelnika Wydziału Miejskiego lub członka Rady Nadzorczej, obowiązany  jest niezwłocznie powiadomić o treści otrzymanego polecenia swojego przełożonego.

                                                  § 5.

W sprawach wynikających ze stosunku pracy w imieniu  Towarzystwa działa  Zarząd- Prezes Zarządu

                                                   § 6.

1.Prawo wydawania wewnętrznych aktów normatywnych , powoływania   komisji oraz  zespołów specjalistów itp. przysługuje  Prezesowi Zarządu.
2.Pisma wychodzące na zewnątrz  szczególnej wagi podpisuje Prezes  Zarządu .
3.Prezes Zarządu  zawiera umowy o najem lokali mieszkalnych stanowiących własność Towarzystwa oraz umowy z jednostkami / przedsiębiorstwami/ świadczącymi  usługi w zakresie eksploatacyjnym  i naprawczym.


ROZDZIAŁ III

Struktura organizacyjna , zakres obowiązków i symbole komórek organizacyjnych.


                                                      
                                                       § 7

1.Strukturę organizacyjną Towarzystwa  wyrażoną w formie schematu organizacyjnego zatwierdza  Zgromadzenie Wspólników.
Schemat organizacyjny stanowi załącznik do niniejszego regulaminu,

2.Zmiany w strukturze organizacyjnej wymagają uzgodnienia  z Radą Nadzorczą
i zatwierdzenia  przez Zgromadzenie Wspólników.

                                                        § 8

1.Towarzystwo w układzie pionowym dzieli się na:

            1) pion Prezesa Zarządu             symbol   P

               
           2) pion Dyrektora finansowego
               Gł. Księgowego                     symbol G


2.W układzie  poziomym Towarzystwa wyróżnia się następujące służby:

1) – Zarząd  ( jednoosobowy)
2) -  Działalność podstawowa
3) -  Działalność pomocnicza

                                                         § 9

1.W szczególności do zadań Zarządu należy:

1) kierowanie Towarzystwem i reprezentowanie go na zewnątrz,
2)opracowanie planów techniczno –ekonomicznych
3)analiza realizacji zadań, kontrola bieżąca działalności i sporządzanie
   sprawozdań,
4)typowanie i przygotowywanie budynków do remontu kapitalnego i do
   wyburzeń,
5)nadzór i instruktaż w zakresie wykonywania zadań nałożonych na
  towarzystwo,
6)zabezpieczenie właściwych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz
   bezpieczeństwa pożarowego w Towarzystwie,
7)dozorowanie prowadzenia księgowości w pełnym zakresie oraz rozliczanie
   przychodów i kosztów,
8)kształtowanie w ramach możliwości finansowych odpowiedniej polityki
   kadrowej i płacowej,
9)realizowanie  zadań w zakresie spraw socjalno – bytowych załogi,
10)współdziałanie z organizacjami związkowymi działającymi w
   Towarzystwie w zakresie wszystkich istotnych spraw w interesie
   Towarzystwa i załogi.


2.Do zadań Towarzystwa w szczególności należy:

1)obsługa administracyjna zarządzanych na zlecenie zasobów mieszkaniowych,
2)wykonywanie zadań z zakresu eksploatacji zasobów lokalowych a zwłaszcza utrzymanie porządku i czystości w budynkach i w ich otoczeniu . Świadczenie bezpośrednio lub pośrednio usług  z zakresu ogrzewania lokali i budynków, dostawy c.o i c.w., dostawy zimnej wody, odbioru ścieków, wywozu odpadów , usług kominiarskich i innych związanych z funkcjonowaniem budynków i mieszkań,
3)windykacja należności czynszowych opłat, świadczeń z tytułu najmu i eksploatacji,
4)utrzymanie w sprawności technicznej administrowanych zasobów lokalowych,
5)świadczenie usług remontowo- budowlanych,
6)inne funkcje wynikające z aktualnych potrzeb lub zleceń właścicieli zasobów mieszkaniowych,

3.Działalność pomocniczą realizuje:
 
   a)3-4 konserwatorów
   b)palacz c.o.
   c) pracownik gospodarczy

4.Do zadań Konserwatorów w szczególności należy:

1)konserwacja , naprawy i remonty instalacji i sieci niskich parametrów
centralnego ogrzewania i ciepłej wody w  administrowanych budynkach,
2)naprawa i remonty stolarki okiennej, drzwiowej i innych elementów urządzeń i konstrukcji drewnianych,
3)organizacja i rozliczanie działalności służb awaryjnych,
 
                                                           § 10

1.Zarząd sprawuje ogólny nadzór nad funkcjonowaniem Towarzystwa:

  Prezesowi Zarządu  bezpośrednio podlegają:

1)samodzielne stanowisko Radcy Prawnego – umowa – zlecenie,
2)samodzielne stanowisko Specjalisty ds. zarządzania personelem
3)samodzielne stanowisko Dyrektor d/s finansowych – Gł.Księgowa
4)pion techniczny tj. konsultant ds.technicznych  4 pracowników
5)Pełnomocnik Zarządcy ds. zasobów komunalnych 2 pracowników
6)Pełnomocnik Zarządcy ds. Wspólnot Mieszkaniowych 2 pracowników  
7)Konserwatorzy
8)Palacz

3.Dyrektor d/s finansowych Główna Księgowa kieruje bezpośrednio:

1)działem finansowo – księgowym, w zakresie  finansów:

a/ogólnozakładowych,
b/zarządzania nieruchomościami własnymi TBS, komunalnymi,  wspólnot mieszkaniowych
c/czynszów i windykacji.
         


4.Działalność zarządzania nieruchomościami realizowana jest w oparciu o stanowiska:

1)Pełnomocnik Zarządcy d/s Wspólnot Mieszkaniowych
2)Pełnomocnik Zarządcy d/s Wspólnot Mieszkaniowych
3)Pełnomocnik Zarządcy ds. zasobów komunalnych
4)Księgowy   
5)Księgowa  
6)księgowa
7)Księgowa d/s czynszu i windykacji
8)księgowa d/s czynszu i windykacji
9)specjalista ds. rozliczeń spółki
10)Główny Specjalista ds. finansowych
11)konsultant ds. technicznych




R O Z D Z I A Ł  IV

Zasady Organizacji  i funkcjonowania komórek organizacyjnych.

                                                     § 11


1.Prezes Zarządu                  symbol P

2.Prezes Zarządu kieruje działalnością , stwarza warunki do właściwej realizacji zadań regulaminowych oraz  reprezentuje  Towarzystwo na zewnątrz.

                                                    
                                                        § 12

1.Prezes zarządza Towarzystwem i reprezentuje je na zewnątrz w granicach kompetencji wynikających z przepisów Kodeksu Spółek Handlowych, i Aktu Założycielskiego,
2.Prezes w granicach upoważnienia działa zgodnie z przepisami  prawa i podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie odpowiedzialność.
3.Prezes wykonuje swoje funkcje przy pomocy  Dyrektora d/s finansowych - Głównej Księgowej i pracowników samodzielnych stanowisk, którzy działają w ramach udzielonego im pełnomocnictwa.

4.Wszystkich pracowników zatrudnia i zwalnia Prezes Zarządu
 

                                                      § 13

1.Prezes Zarządu również kieruje pionem technicznym Towarzystwa .
2.Prezes Zarządu odpowiada  za politykę remontową  zarządzanych na zlecenie zasobów mieszkaniowych, zwłaszcza za właściwy stan techniczny i estetyczny zewnętrznych elementów budynków i osiedli, a także za sprawne funkcjonowanie instalacji i sieci  niskich parametrów centralnego ogrzewania i ciepłej wody oraz instalacji wodno kanalizacyjnej, gazowej i elektrycznej   w administrowanych budynkach.
W tym celu  Prezes Zarządu lub wyznaczony przez niego pracownik przyjmuje wnioski, planuje i realizuje w ramach  przyjętych w planie środków na remonty częściowe budynków, remonty pokryć dachowych , elewacji, terenów   zieleni osiedlowej i elementów  małej architektury, a także  instalacji c.o.,c.w, wod-kan, gazowej, elektrycznej ,  i urządzeń wspólnego użytku.
3.Prezes Zarządu ponosi odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie środków oraz za nadzór nad utrzymaniem w sprawności technicznej budynków Towarzystwa
i innych środków trwałych w Towarzystwie, a także za stan bezpieczeństwa i higieny pracy i za stan bezpieczeństwa pożarowego w podległym pionie.
4.Na podstawie kontroli funkcjonalnej i przeglądów stanu technicznego wyznaczone osoby przez Prezesa Zarządu  opracowują plany i realizują planowo zapobiegawcze remonty dóbr majątkowych Towarzystwa i opracowują plany zakupów inwestycyjnych.

                                                  

                                                          § 14

1.Dyrektor d/s finansowych -Główna Księgowa sprawuje ustawowe obowiązki  kierując działem finansowo – księgowym.

2.Dyrektor d/s finansowych -Główna Księgowa reprezentuje interesy Towarzystwa na zewnątrz w ramach udzielonego pełnomocnictwa przez Zarząd.

3.Współdziała w realizacji wydatków budżetowych ze skarbnikiem Gminy,

4.Odpowiada za prowadzenie księgowości , realizuje właściwą politykę finansową, sprawuje nadzór nad rozliczeniem wydatków , ochroną mienia Towarzystwa wykorzystaniem składników majątkowych ,  archiwum zakładowym, sprawozdawczością finansowo – księgową, podatkową oraz sporządza w wymaganych terminach  sprawozdania okresowe i sprawozdania roczne z działalności finansowej Towarzystwa.
5.Na czas nieobecności Dyrektora d/s finansowych -Głównej Księgowej zastępstwo obejmuje pracownik księgowości wyznaczony przez Dyrektora ds. finansowych

                                                       § 15

1.Zadaniem  Dyrektora ds. finansowych jest w szczególności nadzorowanie i kierowanie pracą podległych pracowników w sposób gwarantujący pełne i rzetelne wykonywanie nałożonych zadań.
2.Sprawowanie kontroli funkcjonalnej w zakresie ustalonym przez Prezesa oraz udzielanie porad i instruktażu w zakresie posiadanej specjalności. Szczegółowe zadania i obowiązki oraz zakres odpowiedzialności określa zakres czynności i odpowiedzialności służbowej.


                                                        § 16

1.Uprawnienia do interpretowania  zagadnień prawnych oraz wydawania opinii posiada tylko Radca Prawny u którego pracownicy winni zasięgać opinii dla należytego wykonania czynności , a zwłaszcza w sprawach  mogących rodzić zobowiązania Towarzystwa wobec osób trzecich.

2.Wszystkie akty normatywne wydawane w Towarzystwie a także umowy i inne
podobne dokumenty wymagają zaopiniowania pod względem prawnym przez Radcę Prawnego.


R O Z D Z I AŁ   V


Zakres  obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności pracowników
        
                                                   §  17

1.Pracownikiem Towarzystwa jest każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę ,
2.Obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność pracownika oprócz  niniejszego regulaminu określają:
1)Kodeks Pracy , przepisy wykonawcze do Kodeksu Pracy,
2)Regulamin pracy
3)Regulamin Wynagradzania pracowników Gryfickiego TBS spółka z o.o.
4)Przepisy  szczególne związane z działalnością Towarzystwa, przepisy BHP.P.POŻ, dotyczące ochrony środowiska naturalnego, Prawo Lokalowe, Prawo Budowlane, normy i normatywy.

3.Szczegółowe zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności  służbowej ustalają:

1)dla Dyrektora d/s finansowych - Gł. Księgowej i samodzielnych stanowisk podległych bezpośrednio Prezesowi Zarządu  – Prezes Towarzystwa,,

2)dla samodzielnych stanowisk i pozostałych pracowników – wg właściwości .
 
4.Zakresy czynności, o których mowa w ust.3 wszyscy pracownicy  otrzymują na piśmie jako załącznik do umowy o pracę.

5.Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności służbowej pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych określają normy, normatywy branżowe.
6.Pracownikowi na stanowisku robotniczym rozpoczynającym pracę albo skierowanym do innej pracy bezpośredni przełożony udziela instruktażu na stanowisku pracy w czasie, którego oprócz obowiązujących na tym stanowisku zasad BHP i P.POŻ i występujących zagrożeń obowiązani są określić pracownikowi zakres uprawnień i odpowiedzialności służbowej.
7.Z przeprowadzenia  instruktażu na stanowiskach pracy spisuje się protokół  określający zakres i czas trwania instruktażu, który podpisuje   pracownik.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach a zwłaszcza w zakresie wymaganym przepisami  szczególnymi, zakresy czynności , uprawnień i odpowiedzialności służbowej albo jednorazowe nakazy wykonania pracy w warunkach  szczególnych  powinny być wydawane na piśmie jako załącznik do umowy lub jako  polecenie służbowe.

 
                                                     § 18

Zakres obowiązków i odpowiedzialności Zarządu

1.    Zarząd
1) zarządza w  takim zakresie w jakim rozstrzyganie spraw Towarzystwa należy  
  wyłącznie do jego kompetencji,
2)kieruje załogą w oparciu o zasadę jednoosobowego kierownictwa,
3)reprezentuje Towarzystwo na zewnątrz oraz dokonuje czynności prawnych w  
  jego imieniu,
4)ustanowienia i odwoływanie pełnomocników oraz określenie granic ich  
  umocowania,
2.    Do podstawowych obowiązków Prezesa Zarządu należy:

1)ustalanie zasad polityki kadrowej i płacowej stwarzanie  warunków do jej        
   realizacji oraz osobiste prowadzenie polityki kadrowej w zakresie stanowisk
   samodzielnych,
2)ustalanie zadań pionów organizacyjnych,
3)wydawanie wewnętrznych aktów normatywnych,
4)powoływanie stałych komisji i zespołów do opracowania lub wykonania zadań
    szczególnej wagi,
5)nadzorowanie załatwianie skarg i wniosków, rozstrzyganie spraw spornych,
6)koordynowanie działalności poszczególnych pionów,
7)bieżące śledzenie efektywności prowadzonej przez Towarzystwo działalności,
8)zorganizowanie systemu kontroli wewnętrznej w Towarzystwie  i nadzór nad
    skutecznym jego funkcjonowaniem,
9)organizowanie i prowadzenie systemu informacji techniczno – ekonomicznej,
10)nadzór nad opracowaniem programów i planów,
11)pobudzenie inicjatywy kadry kierowniczej,
12)oddziaływanie na stosunki międzyludzkie w celu ich prawidłowego
     ukształtowania,
13)tworzenie warunków sprzyjających realizacji zadań gospodarczych,
     wdrażaniu postępu techniczno – organizacyjnego, rozwoju  
     wynalazczości, wzrostowi wydajności  pracy, poprawie efektywności  
     gospodarowania, zapewnieniu załodze bezpiecznych i higienicznych
     warunków pracy
 14)organizowanie działalności Towarzystwa w sposób zgodny z obowiązującymi
          przepisami,
  15)współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi oraz  społecznym    
       inspektorem pracy w zakresie wynikającym z uregulowań prawnych,
  16)ścisła współpraca z Radą Nadzorczą  ,Wydziałem Urzędu Miejskiego w
        zakresie realizacji zadań Towarzystwa,
  17)realizowanie polityki Zgromadzenia Wspólników w zakresie określonym dla   
       Towarzystwa,
 18)prowadzenie działalności gospodarczej Towarzystwa zgodnie z obowiązującymi
     przepisami,
a)dyscyplinę pracy i efektywne wykorzystywanie czasu pracy,
b)prawidłową gospodarkę składnikami majątkowymi,
c)bezpieczne i higieniczne warunki pracy pracowników,
d)prawidłowość danych statystyczno – sprawozdawczych ,
e)wywiązywanie się z zadań i zobowiązań podjętych w imieniu Towarzystwa, wobec osób fizycznych i prawnych.
                          
Zakres uprawnień Dyrektora ds.finansowych – Głównej Księgowej
 
1. Dyrektor d/s finansowych -Gł. Księgowa posiada  odpowiednie uprawnienia wynikające z faktu, że kieruje jednoosobowo częścią działalności Towarzystwa, a w szczególności do niej należą:

1)samodzielne kierowanie wykonywaniem zadań i pracą podległych pracowników,
2)podejmowanie na podstawie obowiązujących przepisów, Uchwał Zarządu i planów Towarzystwa niezbędnych decyzji dla zapewnienia prawidłowego funkcjonowania  kierowanej części działalności Towarzystwa,
3)W sprawach o szczególnie ważnym  znaczeniu  Dyrektor ds. finansowych
 podejmuje decyzję po uprzednim porozumieniu się z Prezesem Zarządu.
4)otrzymywanie od Prezesa Zarządu informacji, wyjaśnień, wytycznych dotyczących całokształtu działalności Towarzystwa, niezbędnych z punktu widzenia możliwości należytego kierowania powierzoną częścią działalności Towarzystwa,
5)wnioskowania w sprawach przyjęć , zwolnień, awansów, przesunięć, nagród i kar porządkowych wobec podległych pracowników,
6)składanie oświadczeń w imieniu Towarzystwa w zakresie praw i obowiązków majątkowych w granicach posiadanego pełnomocnictwa,
7)wnioskowanie o powołanie doradców, komisji  technicznych, ekonomicznych, organizacyjnych i innych w przypadku uzasadnionej konieczności,
8)przeniesienie określonej części swoich uprawnień na podległych pracowników  na stanowiskach kierowniczych po uprzednim uzgodnieniu z prezesem Zarządu,
9)Przedstawianie wniosków do planów perspektywicznych i rocznych dotyczących działalności Towarzystwa,
10)Przedstawianie wniosków w sprawie przyznania środków niezbędnych dla zabezpieczenia należytego funkcjonowania kierowaną częścią działalności Towarzystwa,
11)zatwierdzanie premii uznaniowej dla pracowników fizycznych Towarzystwa i wnioskowanie w tej sprawie w stosunku do podległych pracowników umysłowych.


                                                               § 20

Zakres  obowiązków i odpowiedzialności  służbowej Dyrektora d/s finansowych - Głównego Księgowego.


1.Do podstawowych  uprawnień Dyrektora d/s finansowych -Głównego Księgowego  należy :


1)określenie zasad, wg których mają być wykonywane przez inne służby prace niezbędne dla  zapewnienia prawidłowości gospodarki   finansowej  oraz księgowości, kalkulacji  wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej,
2)współpraca z innymi służbami w sprawie udzielania w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień,
3)składanie oświadczeń w imieniu Towarzystwa w zakresie jego praw i obowiązków w granicach umocowania,
4)reprezentowanie interesów Towarzystwa na zewnątrz granicach  udzielonego pełnomocnictwa,
5)wnioskowanie w sprawach przyjęć , zwolnień, awansowania , nagradzania i karania podległych pracowników,

2.Zakres obowiązków obejmuje:

1)prowadzenie rachunkowości Towarzystwa zgodnie z obowiązującymi  zasadami a przejawiające się w;

2)zorganizowaniu i doskonaleniu sporządzania, przyjmowania obiegu i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy  przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia , prawidłowe prowadzenie księgowości, sporządzania kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej,

3)bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający:

a)terminowe przekazywanie rzetelnych informacji,
b)ochronę mienia społecznego,
c)terminowe rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych,
d)prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych,
                          e) należytym przechowywaniu i zabezpieczaniu dokumentów  
                             księgowych,



f)nadzorowanie całokształtu prac z zakresem rachunkowości:
g)zorganizowanie i doskonalenie systemu wewnętrznej informacji  ekonomicznej,
h)prowadzenie gospodarki finansowej Towarzystwa zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające na:
                     -przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i zapewnieniu  należytej
                       ochrony wartości pieniężnych,
                     -zapewnieniu pod względem finansowym prawidłowości umów  
                       zawieranych przez Towarzystwo,
                     -zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia  
                          rozliczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,
i)przestrzeganiu obowiązujących przepisów dotyczących:
j)ustalania i opłacania podatków i innych świadczeń o podobnym charakterze,
k)stosowania cen usług,
l)wynagrodzeń i innych świadczeń na rzecz pracowników,
m)pokrywania kosztów i wydatków z właściwych środków,
n)prawidłowym dysponowaniu środkami pieniężnymi  zgromadzonymi na rachunku bankowym i korzystaniu z kredytów bankowych,
o)analiza gospodarki finansowej Towarzystwa , współpraca ze  Skarbnikiem Gminy i Rady Nadzorczej w tym zakresie,
p)dokonywania w ramach funkcjonalnej kontroli wewnętrznej,
r)wstępnej , bieżącej i następnej kontroli w zakresie powierzonych obowiązków,
s)następnej kontroli operacji  gospodarczych  Towarzystwa stanowiących przedmiot księgowań,
t)kierowanie pracą podległych pracowników, ich instruowania i szkolenia, ustalanie dla nich zakresów czynności.

3.Dyrektor d/s finansowych -Główny Księgowy ponosi odpowiedzialność za:

-1)przestrzeganie postanowień regulaminu organizacyjnego i regulaminu pracy obowiązującego w Towarzystwie,
2) przestrzeganie wszystkich przepisów, instrukcji i zarządzeń dotyczących pracy pionu finansowo-księgowego,
3) terminowe i zgodne pod względem formalnym i rzeczowym wykonywanie wszystkich prac przez podległy personel a wynikających z zakresu pracy kierowanego pionu,
4) terminowe, prawidłowe i rzetelne opracowywanie przez podległy personel sprawozdań i materiałów informacyjnych,
5) właściwą organizację i kierowanie pracą podległego personelu,
6)nienależyte sprawowanie, brak nadzoru i kontroli nad powierzonym odcinkiem pracy,
7) nienależytą ochronę i wykorzystanie składników majątku Towarzystwa znajdującego się w dyspozycji kierowanego pionu,
8) nienależyte wywiązywanie się z zobowiązań majątkowych i innych podjętych wobec Gminy Gryfice, jednostek gospodarczych oraz osób prywatnych, a zwłaszcza wobec pracowników,
9)prawidłowe i terminowe dokonywanie wypłat dla pracowników w oparciu o dokumenty źródłowe,
10) nieprzekładanie prezesowi wniosków o podjęcie środków zaradczych oraz pociągnięcie do odpowiedzialności osób winnych naruszeniu dyscypliny branżowych przepisów i porządku obowiązujących w Towarzystwie.



§ 21

Zakres obowiązków służbowych Radcy Prawnego.



     1. Obowiązki Radcy Prawnego wynikają z przepisów ustawy o radcach prawnych.
2.    W szczególności do Radcy Prawnego należy:



a) obsługa prawna a zwłaszcza opiniowanie projektów zarządzeń, zamierzeń, zleceń, umów, pism interwencyjnych i innych spraw związanych z działalnością jednostki organizacyjnej mogących rodzić zobowiązania wobec osób trzecich, udzielanie porad prawnych i wyjaśnień z zakresu stosowania prawa,
b) udzielanie informacji o przepisach prawnych, o sposobie i terminie realizacji, o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działalności Towarzystwa a także o uchybieniach w działalności Towarzystwa w zakresie przestrzegania prawa i skutków tych uchybień,
c) udzielanie pomocy w opracowaniu umów, instrukcji regulaminów a także zarządzeń i innych dokumentów o charakterze organizacyjno-prawnym,
d)opiniowanie spraw spornych wynikających ze stosunku pracy,
e) sprawowanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności,
f) występowanie w charakterze pełnomocnika,
g) inicjowanie wystąpień do władz zwierzchnich w sprawach dotyczących sprzeczności w stosowaniu prawa,
h)kompletowanie przepisów prawnych.


ROZDZIAŁ VI


Zakres zadań działów Towarzystwa

§ 22

      A. Pion Prezesa Zarządu.
Pion prowadzi zagadnienia związane ze służbą pracowniczą, gospodarki materiałowej oraz obsługi administracyjno – gospodarczej Towarzystwa łącznie z prowadzeniem archiwum zakładowego osobowego.
1.    W szczególności do zadań pracowników pionu należy:
1) planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych, rekrutacja, dobór i racjonalne rozmieszczenie kadr, zawieranie umów o pracę, kontrola wykorzystania zatrudnionych pracowników, przestrzeganie dyscypliny pracy, ewidencja nagród i wykroczeń regulaminowych, prowadzenie akt osobowych pracowników, ewidencja pracowników zatrudnionych i zwolnionych, wystawianie zaświadczeń o pracy,
2) prowadzenie spraw ubezpieczenia społecznego pracowników i ich rodzin,
3) prowadzenie ewidencji czasu pracy, czasu przeprowadzonego, nieprzeprowadzonego i godzin nadliczbowych,
4) załatwienie spraw dotyczących przejścia pracownika na emeryturę i rentę,
5) opracowanie planów zatrudnienia i funduszu plac, funduszu premiowego, funduszu nagród, kontrola wykorzystania plac, przestrzegania Zakładowego Regulaminu Wynagrodzenia,
6) czuwanie nad prawidłowym zaszeregowaniem pracowników zgodnie z wymogami taryfikatora i tabelą plac, tabel dodatków funkcyjnych i zasadami wynagrodzenia z tytułu prac dodatkowych, uciążliwych i niebezpiecznych,
7) organizowanie różnych form szkolenia i doskonalenia zawodowego, a także planowanie i dysponowanie środkami na szkolenie.
8)przestrzeganie przepisów jako administrator danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej RODO.

2.    W zakresie spraw socjalno – bytowych:

1)opracowuje plany wykorzystania funduszu socjalnego i mieszkaniowego oraz realizuje zadania w tym zakresie zgodnie z przepisami i regulaminem zakładowym,
2)organizuje różne formy wypoczynku i rekreacji dla pracowników i ich rodzin oraz imprez, kolonii i obozów dla dzieci pracowników w ramach posiadanych środków,
3) prowadzenie ewidencji zarządzanych zasobów lokalowych, sporządzania sprawozdawczości z tego zakresu,
4) utrzymanie w należytym stanie sanitarno – porządkowym budynków i ich otoczenia oraz pomieszczeń przeznaczonych do wspólnego użytku mieszkańców,
5) utrzymania terenów zielonych,
6) zarządzanie budynkami wspólnotowymi, komunalnymi,
7) wprowadzanie najemców do przyznanych lokali mieszkalnych,
8) wprowadzanie właścicieli w posiadanie wykupionych lokali i budynków,
9) przeprowadzanie wykwaterowań z budynków przeznaczonych do remontu gruntownego lub rozbiórki,
10) ewidencja i analiza kosztów zużycia wody, wywozu nieczystości, energii elektrycznej, usług kominiarskich.
11) zabezpieczenie sprawnego działania wszystkich instalacji technicznych w budynkach przez systematyczne przeprowadzanie robót konserwacyjnych we własnym zakresie lub na zasadzie zlecenia,
12)eksploatacja i konserwacja oraz przeprowadzanie remontów kotłowni dostarczających energię cieplną do budynków mieszkalnych i użytkowych,
13) utrzymanie w sprawności technicznej kotłowni i sieci ciepłowniczych własnych,
14)zabezpieczenie budynków przed pożarem,
15)przeprowadzanie rocznych i okresowych przeglądów technicznych budynków i mieszkań, planowanie, zlecanie i kontrola wykonania napraw bieżących budynków oraz odbiór robót,
16) zgłaszanie budynków do planu napraw gruntowych i udział w ustalaniu zakresu remontów,
17) zgłaszanie budynków do wyburzenia ze względu na zły stan techniczny,
18) rozliczanie kosztów robot, materiałów powierzonych i odbiorów komisyjnych regulują odrębne przepisy,
19)organizowanie zbiorki surowców wtórnych,
20) zwalczanie samowoli budowlanej,
21) wykonywanie odpłatnych usług lokatorskich (remontowo-budowlanych i instalacyjnych),
22) organizowanie zakupu opału oraz ewidencja i analiza kosztów zużycia opalu i kosztów produkcji energii cieplnej,
23) aktualizacja taryfy i cen energii cieplnej,
24) ewidencja budynków zawilgoconych (zagrzybionych),
25) ewidencja dokonanych napraw w budynkach i lokalach,
26) bieżąca ewidencja na kartach lokali mieszkalnych i użytkowych wyposażenia technicznego zmian konstrukcyjnych, zmian użytkownika.

C.    Pion Dyrektora d/s finansowych - Głównego Księgowego.
1.Zadaniem pionu finansowo-księgowego jest obsługa finansowo-księgowa wszystkich komórek organizacyjnych Towarzystwa z zakresie:

1)przestrzeganie przepisów w rozumieniu  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej RODO.

2) prowadzenie całokształtu zagadnień związanych z operacjami bankowymi, kredytami, regulację zobowiązań wobec banku i innych dostawców,
3) opracowanie planów finansowych i wniosków do planu kredytowego,
4) prowadzenie całokształtu zagadnień wchodzących w zakresie gospodarki finansowej,
5) prowadzenie rozliczeń publiczno-prawnych, rozliczeń pracowników oraz innych rozliczeń należności i zobowiązań,
6) kontrola formalna i rachunkowa otrzymanych dokumentów finansowych i księgowych,
7)prowadzenie ewidencji wszystkich rozliczeń finansowych,
8) współpraca z bankiem finansującym działalność Towarzystwa i ze Skarbnikiem Gminy,
9) terminowe rozliczenie zaliczek i delegacji służbowych,
10) współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Towarzystwa w zakresie finansów,
11) kontrola wpływu oraz wyjścia korespondencji i dokumentów kasowych i finansowych,
12) sporządzanie obowiązujących sprawozdań finansowych oraz prowadzenie prac analitycznych i statystyki dotyczącej wykonywanej pracy,
13) przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji finansowej,
14) współpraca z Radcą Prawnym w zakresie dokonywanych operacji finansowych oraz z pionem Dyrektora d/s technicznych i eksploatacji w zakresie opracowania planów i analiz,
15) głównym zadaniem pionu finansowo-księgowego jest bieżące sprawowanie ochrony mienia społecznego, jego nienaruszalności i oszczędnego wykorzystania w drodze ewidencjonowania zjawisk gospodarczych jakie zachodzą w Towarzystwie.

2.Do szczegółowych zadań spoczywających na pionie finansowo-księgowym należy:
1) prowadzenie ewidencji operacji gospodarczych w urządzeniach księgowych w oparciu o prawidłowe sprawdzanie i rzetelne dokumenty,
2) stosowanie niezmiennych reguł prowadzenia syntetycznych kont bilansowych i niebilansowych,
3) prowadzenie kont syntetycznych analityki,
4) kontrole bilansowe obrotów i sald co najmniej w okresach miesięcznych,
5) przestrzeganie zasady kompletności ewidencji,
6) przestrzeganie zasady ciągłości bilansowej,
7) rozliczanie w czasie kosztów i przychodów,
8) prawidłowe wykorzystanie zasad łączenia i dzielenia kont,
9) weryfikacja stanów ewidencyjnych na podstawie inwentaryzacji,
10) przestrzeganie udokumentowanych i wzajemnie powiązanych syntetycznych sprawozdań ze stanu majątku Towarzystwa i źródeł jego pochodzenia (bilans), z przebiegu podstawowych procesów gospodarczych i wielkości wyniku finansowego,
11) prowadzenie prac analitycznych i syntetycznych dotyczących wykonywanych prac,
12) przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych,
13)prowadzenie syntetycznej i analitycznej ewidencji:
   a) środków trwałych i przedmiotów nietrwałych,
   b) materiałów,
   c) kosztów,
   d) sprzedaży i usług,
   e) plac,
   f) dokonywanych zakupów robót i usług,
14) uzgadnianie prowadzonych kartotek z magazynem,
15) ewidencja i analiza windykacji czynszów i innych należności,
16)prowadzenie ewidencji wpłaconych i wypłaconych kaucji mieszkaniowych.



ROZDZIAŁ VII

Kontrola wewnętrzna Towarzystwa.

§ 23


1.    Warunkiem funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej jest:
a) ustalenie z góry zakresu, rodzaju decyzji, do których podejmowania są uprawnieni poszczególni pracownicy,
b) ustalenie zakresu kontroli operacji gospodarczych i odpowiadającym im dokumentów źródłowych,
c) wprowadzenie prawidłowego systemu dokumentacji i ewidencji gospodarczej, a w szczególności systemu obiegu i kontroli dokumentów odzwierciedlających wszystkie rodzaje operacji gospodarczych oraz dokumentów zdawczo-odbiorczych, przy równoczesnym ustaleniu osób uprawnionych do podpisywania tych dokumentów,
d) powierzenie pieczy nad poszczególnymi składnikami majątkowymi ściśle określonym pracownikom, przy równoczesnym określeniu uprawnień i obowiązków tych pracowników, jak również stworzenie warunków umożliwiających faktycznie dozór nad powierzonym im mieniem,
e) ścisłe przestrzeganie obowiązujących zasad w zakresie trybu przyjmowania do pracy na stanowiska kierownicze lub związane z odpowiedzialnością materialną,
f) dokładne rozgraniczenie czynności dyspozycyjnych i wykonawczych w zakresie gospodarowania składnikami majątkowymi, dotyczy to w szczególności funkcji realizatora zakupów w handlu detalicznym, itp.,
g) sprawdzenie stanów składnikowych za pomocą dokonywania spisów z natury (okresowych lub miesięcznych),
h) wprowadzenie systemu technicznej ochrony składników .


2.    Kontrola wewnętrzna dzieli się na:

a)    kontrola wstępna – polegająca na wykonaniu czynności zamierzonych.
b)     Dotyczy ona głównie operacji gospodarczych przed ich powstaniem. Kontrola wstępna obejmuje również m. in. badanie projektów umów porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,
b) kontrolę bieżącą – polegającą na badaniu czynności i operacji gospodarczych w czasie ich wykonania celem stwierdzenia, czy ich wykonanie przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami, normami, przepisami, itp. W czasie wykonania tej kontroli sprawdza się również rzeczywisty stan rzeczowy i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp.,
c) kontrolę następną – obejmującą badanie dokumentów stwierdzających czynności już wykonane. Na dowód wykonania kontroli określonego dokumentu, osoba kontrolująca zaopatruje go swoim podpisem i datą kontroli.
3.    W ramach kontroli wstępnej operacji gospodarczej następuje sprawdzenie umowy, dokumentu, operacji.
a) pod względem merytorycznym – polegające na stwierdzeniu przez kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub pracownika odpowiedzialnego za dany odcinek pracy, że dane rzeczowe dotyczące przeprowadzenia operacji gospodarczej, zawarte w dowodzie – dokumencie, są zgodne ze stanem faktycznym,
b) pod względem formalnym – polegające na stwierdzeniu, że dany dokument został prawidłowo wystawiony, tzn. że zawiera wszelkie wymagane cechy dokumentu, a także dowodu księgowego,
c) pod względem rachunkowym – polegające na ustaleniu, że dany dokument nie zawiera błędów w obliczeniach, podsumowaniach.


Odpowiedzialność służbowa za nadzór i kontrolę w Towarzystwie.

§ 24

1.Stanowiska pracy odpowiedzialne za nadzór i kontrolę są następujące:
1)Dyrektora d/s  finansowych - Główny Księgowy.
2)Specjaliści (samodzielne stanowiska).
2.Odpowiedzialni za nadzór i kontrolę są również pracownicy, którzy w ramach swoich obowiązków służbowych wykonują funkcję nadzoru i kontroli nad pozostałymi komórkami organizacyjnymi.
3.Dla zapobiegania zaniedbaniom i uchybieniom w zakresie nadzoru i kontroli, pracownicy wszystkich szczebli są zobowiązani do sprawowania kierownictwa powierzonych im komórek organizacyjnych względnie odcinków pracy, zgodnie z prawami Towarzystwa, przepisami prawa, interesem społecznym i decyzjami prezesa, oraz ponoszą odpowiedzialność za:
1)Właściwe zorganizowanie pracy w swojej komórce organizacyjnej, odpowiednie zaznajomienie pracowników z obowiązującymi przepisami i odpowiedzialnością za powierzone im mienie.
    2)Informowanie bezpośredniego przełożonego o dostrzeżonych  
      niewłaściwościach, nadużyciach i kradzieżach.
3)Sprawowanie nadzoru nad stanem powierzonych obiektów, urządzeń i inwentarza.
4)Zbadanie w przypadku ujawnienia zaniedbań, kradzieży lub nadużyć, czy nie miało miejsce niedopełnienie przez osoby do tego powołane obowiązku nadzoru i kontroli, i jakie warunki umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu.
5)Wyciągnięcie na podstawie przeprowadzonego badania konsekwencji służbowych.
    6)Przedsięwzięcie w ramach potrzeby środków organizacyjnych w celu
      zapobieżenia zaniedbaniom.
     7)Bezzwłoczne poinformowanie drogą służbową, a w przypadku uzasadnionym
      bezpośrednio prezesowi o ujawnieniu zaniedbania lub kradzieży, nadużycia
      dokonanych przez osobę bezpośrednio odpowiedzialną, względnie o ujawnienie
       zaniedbania przez osobę zobowiązaną do nadzoru i kontroli.
4.Odpowiedzialność, która ciąży na Dyrekcji i pracownikach podwładnych, nie zwalnia pracowników nad nimi przełożonych do czuwania nad spełnieniem obowiązków nadzoru i kontroli przez podległych im pracowników, a w sprawach ważnych z punktu widzenia interesu Towarzystwa – od dokonania szczegółowego sprawdzania całokształtu czynności względnie zagadnienia.


Odpowiedzialność służbowa, karna i materialna pracowników za zaniedbanie, kradzieże i nadużycia.

§ 25

1.    Pracownikami odpowiedzialnymi za zaniedbania, kradzieże i nadużycia poza sprawcą są:
a)Dyrektor d/s finansowych = Główny Księgowy,
b) Pracownicy samodzielnych stanowisk pracy,

2.    W celu zapobieżenia zaniedbaniom, kradzieżom i nadużyciem wszyscy pracownicy odpowiedzialni za nadzór i kontrole obowiązani są  stale czuwać nad rzetelnością pracy, dokumentów obrotu materialnego i finansowego, chronić mienie Towarzystwa oraz ujawnić wszelkie nieprawidłowości i nadużycia przynoszące szkodę Towarzystwu,
w Towarzystwie należy stosować następujące środki zapobiegawcze:
a) bieżąca ewidencja i kontrola przedmiotów majątkowych będących w posiadaniu Towarzystwa,
b) bieżąca kontrola dokumentów w zakresie operacji finansowych i gospodarczych,
c) dokładne i ścisłe limitowanie materiałów na poszczególne cele oraz kontrola ich zużycia,
d) rozliczanie się z pobieranych materiałów i narzędzi po zakończeniu robót oraz przekazywanie do magazynów materiałów z odzysków i po remoncie lub rozbiórce obiektów,
e) zwrócenie szczególnej uwagi na materiały , przedmioty nasuwające ze względu na rodzaj i rozmiary uzasadnione obawy, że mogą się stać przedmiotem kradzieży,
f) utrzymania stałego nadzoru nad materiałami i narzędziami znajdującymi się na placach robót prze cały czas trwania robót, a po ich zakończeniu dokładne rozliczenie,
g) ujawnienie niedoborów (manka) w środkach materialnych i pieniężnych oraz bezzwłoczne wyjaśnienie ich przyczyny i powiadomienie przełożonych oraz Dyrektora d/s finansowych - Głównego Księgowego,
h) wyciągnięcie konsekwencji w stosunku do osób winnych zaniedbania nadzoru i kontroli,
i) terminowe ściąganie należności,
j) zabezpieczenie przed kradzieżą i włamaniem do magazynów, warsztatów, składnic i innych pomieszczeń, w których znajdują się materiały, narzędzia, itp. oraz sprawdzenie stanu zabezpieczenia,
k) zgłoszenie faktów wynoszenia, wywożenia, sprzeniewierzania lub kradzieży mienia Towarzystwa bezpośrednim przełożonym, którzy mają obowiązek wyciągnąć odpowiednie konsekwencje w stosunku do pracowników winnych,
l) ścisłe przestrzeganie dyscypliny pracy, prawidłowe rozliczanie czasu pracy i nie uznawanie przy  ustalaniu bieżącego wynagrodzenia nieobecności, za które wynagrodzenie nie przysługuje,
m)polepszenie jakości pracy pracowników przeprowadzających kontrolę (inwestycje, remanenty, inwentaryzację).
3.    Pracownicy odpowiedzialni za zaniedbania, kradzieże i nadużycia przynoszące szkodę Towarzystwu, podlegają odpowiedzialności służbowej, karnej i materialnej.
4.    W każdym przypadku ujawnianie nadużywania, Prezes powinien obok wykonania zadań wynikających z obowiązujących przepisów, powiadomić o tym Radę Nadzorczą i Zgromadzenie Wspólników.
5.    Za stanowisko materialne odpowiedzialne uważa się te stanowiska, które wiążą się z przechowywaniem, zabezpieczeniem lub dysponowaniem majątkiem Towarzystwa . Za majątek  Towarzystwa uważa się wszystkie  nieruchomości, ruchomości, opał, materiały, gotówkę, druki ścisłego zarachowania itp.,
       


ZAŁATWIANIE   I PODPISYWANIE   KORESPONDENCJI


                                                     § 26

1.Poszczególne  piony  organizacyjne nie mogą załatwić spraw nie należących do ich kompetencji oraz nie  wchodzących w zakres ich prac. W przypadku wątpliwości lub  sporów kompetencyjnych , sprawę  należy  przekazać do Prezesa ,  który przesądzi o  załatwieniu sprawy przez właściwy dział ,

2.Każdy dział winien  współpracować z innymi  we wszystkich  sprawach będących przedmiotem jej zainteresowania, bądź związanych z jej zakresem  pracy.


                                                        § 27

1.Ustala się  następujące zasady podpisywania  korespondencji:

1)występowanie  do władz  samorządowych, instytucji  dotyczące zasadniczych zagadnień Towarzystwa podpisuje Zarząd.

2)wszelkie oświadczenia woli w sprawach majątkowych i finansowych powodujące lub mogące spowodować skutki prawne, składa Zarząd.

3)przepisy normatywne dotyczące działalności Towarzystwa, jak:uchwały, instrukcje, regulaminy wewnętrzne itp. podpisuje Zarząd.
4)wszelkie dyspozycje  finansowe – wypłaty  bezgotówkowe dokumenty będące podstawą do wypłaty podpisuje  Zarząd
5) sprawozdania z działalności Towarzystwa bez względu na ich rodzaj podpisuje Zarząd,

6)przepisy normatywne dotyczące normatywów środków obrotowych, instrukcji ustalające sposoby prowadzenia księgowości, obiegu dokumentacji , z zakresu ewidencji i rozliczeń majątkowych Towarzystwa, podpisuje Prezes Zarządu  i Dyrektor ds. finansowych Gł. Księgowy,

7)przepisy normatywne dotyczące procesów produkcyjnych i technologicznych podpisuje Zarząd,

8)odpowiedzi na zlecenia porewizyjne zależnie od ich charakteru podpisuje Zarząd,

9)odpowiedzi na skargi i wnioski , krytykę prasową podpisuje Zarząd,

10)korespondencję dotyczącą spraw osobowych pracowników podpisuje Zarząd.

11)Delegacje służbowe podpisuje Zarząd,

12)Pracownik  redagujący pisma winien je w „L.dz.” oznaczyć według rzeczowego wykazu akt  obowiązującego w Towarzystwie,

2.Osoby uprawnione do podpisywania korespondencji mogą upoważnić innych pracowników do stałego podpisywania określonej korespondencji w ich  zastępstwie, po  uprzednim uzgodnieniu tego przedsięwzięcia z Prezesem i uzyskaniu   zgody.
3.Jeżeli podczas nieobecności pracownika, do którego kompetencji należy  podpisywanie określonych pism, podpisze pismo pracownik jego zastępujący, kopia
tego pisma musi być następnie przedstawiona właściwemu pracownikowi i przez niego podpisana na dowód   zapoznania  się z pismem. Nie może być wypadku załatwienia  korespondencji poza pracownikiem odpowiedzialnym za dany odcinek pracy.

ROZDZIAŁ  IX


Główne zadania komórek ( pionów organizacyjnych i stanowisk samodzielnych.

                                                              § 28

Jednoosobowa komórka d/s Kadr; BHP   podporządkowana jest bezpośrednio Prezesowi.

Do podstawowych zadań należy:

1)przestrzeganie przepisów w rozumieniu  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej RODO.


2)prognozowanie, planowanie i bilansowanie potrzeb kadrowych , ze szczególnym uwzględnieniem kadr wykwalifikowanych,

3))kontrolowanie przestrzegania  dyscypliny pracy i zasad etyki zawodowej,

4)przygotowanie materiałów i wniosków w sprawach osobowych w porozumieniu
z właściwymi komórkami organizacyjnymi,

5))przestrzeganie zgodności wniosków w sprawach osobowych z obowiązującymi przepisami  Regulamin Wynagradzania taryfikator),

6)przedstawianie wniosków w sprawach  osobowych Prezesowi celem powzięcia decyzji,

7)utrzymywanie  stałych kontaktów z PUP w Gryficach w zakresie rozwiązywania problemów zatrudnienia,

8)przestrzeganie przepisów prawa  pracy,

9)czuwanie  nad kształtowaniem się prawidłowych stosunków miedzy pracownikami, współdziałanie w tym zakresie z kierownikami komórek organizacyjnych   i organizacjami zakładowymi,

10)sporządzanie obowiązujących sprawozdań do GUS,

11)wydawanie zaświadczeń pracowniczych w zakresie swoich kompetencji,

12)załatwianie formalności związanych z przyjęciem do pracy nowego pracownika i przygotowanie dokumentów angażujących,

13)załączenie do akt osobowych pracownika nowego ( dotyczy pracowników umysłowych ) szczegółowego zakresu czynności i obowiązków służbowych,

14)sporządzanie i uzyskiwanie od pracowników oświadczeń o odpowiedzialności materialnej  o ile jest ono wymagane na zajmowanym stanowisku zgodnie z obowiązującymi przepisami i przechowywanie go w aktach osobowych danego pracownika,

15)dbanie o podnoszenie  kwalifikacji zawodowych pracowników informowanie ich o dostępnych dla nich formach szkolenia,

16)przedstawianie Prezesowi ,  Dyrektorowi d/s finansów -  Gł.Księgowego wniosków wraz ze swoimi uwagami odnośnie awansowania, nagradzania i karania pracowników naruszających porządek i dyscyplinę pracy,

17)prowadzenie ewidencji obecności pracowników, badanie i analizowanie nieobecności , kontrolowanie prawidłowości  wykorzystania zwolnień chorobowych, opiniowanie wniosków pracowników o  usprawiedliwienie nieobecności w pracy, spóźnień, analizowanie stanu przestrzegania porządku i dyscypliny pracy oraz przedkładanie Prezesowi Zarządu  odpowiednich wniosków w tej sprawie,

18)sporządzanie planów urlopów wypoczynkowych , przedkładanie ich  do decyzji prezesa Zarządu

19)załatwianie spraw rentowo – emerytalnych – zgodnie z obowiązującymi przepisami,

20)przyjmowanie bezpośrednio od pracowników wniosków o rozwiązanie stosunku pracy,

21)wydawanie na żądanie pracownika opinii ., świadectw pracy i zaświadczeń w jakim trybie został zwolniony,

22)prowadzenie akt osobowych wszystkich zatrudnionych pracowników,

23)zawieranie umów cywilno – prawnych  wg. potrzeb.
24)wystawianie delegacji służbowych i ich ewidencjonowanie,
25)prowadzenie całości spraw w sprawie zamawiania, wydawania, użytkowania i przechowywania pieczęci i stempli służbowych,
26)sporządzanie zapotrzebowań na materiały piśmienne i druki oraz nadzorowanie ich racjonalnego i oszczędnego zużycia,
27)prowadzenie bieżącej ewidencji ilościowej wydanych materiałów piśmiennych oraz druków ścisłego zarachowania,
28)prowadzenie bieżącej ewidencji ilościowej środków trwałych przedmiotów nietrwałych znajdujących się na wyposażeniu pomieszczeń biurowych,
29)Nadzór nad  prawidłowym wykorzystaniem środków trwałych oraz  przedmiotów nietrwałych w użytkowaniu działalności  administracyjno – biurowej oraz prowadzenie ewidencji związanej z przejęciem przekazaniem lub likwidacją śr. Trwałych , przedmiotów nietrwałych,
30)czuwanie nad stanem technicznym maszyn , urządzeń i przedmiotów yposażenia trwałego i nietrwałego działalności administracyjno – biurowej oraz zabezpieczenie niezbędnej konserwacji napraw i remontów tych urządzeń,

31)Prowadzenie ewidencji przepracowanego  czasu pracy pracownika ( sprzątaczki),
32) nadzór nad utrzymywaniem czystości , porządku na terenie biur i posesji oraz kontrola gospodarki materiałami  służącymi do utrzymania czystości,
33)załatwianie spraw związanych z organizowaniem okolicznościowych imprez, akademii , obchodów, zebrań pracowników , narad roboczych oraz oflagowanie
siedziby w dniu świąt narodowych.
34)przechowywanie ( archiwizowanie ) akt osobowych pracowników zwolnionych z pracy w ciągu okresu ustalonego przepisami,
35)prowadzenie ewidencji statystyki pracowników oraz statystyki i sprawozdawczości osobowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
36)wykonywanie na bieżąco spraw z zakresu kadr i szkolenia  oraz spraw zleconych przez Prezesa
37)Opracowywanie przy udziale  Dyrektora d/s technicznych i eksploatacji  i Dyrektora d/s finansowych -Gł. Księgowego ramowych zakresów  zadań i obowiązków służbowych poszczególnych   pracowników.
38)Zbieranie i archiwizowanie wszelkich dokumentów organizacji Towarzystwa ,
39)utrzymanie w stanie aktualnym Regulaminu Organizacyjnego i przygotowywanie materiałów w razie zmian organizacyjnych.
40)opracowanie projektów rozwiązań organizacyjnych Towarzystwa,
41)opracowanie wewnętrznych aktów normatywnych, jak: zarządzeń ,instrukcji, uchwał w zakresie organizacji pracy i zarządzania przy ścisłej współpracy z Radcą Prawnym,





2.W ZAKRESIE  BEZPIECZEŃSTWA i HIGIENY  PRACY

1)Dokonywanie analizy stanu bhp, przyczyn wypadków przy pracy oraz sporządzanie sprawozdawczości z tego zakresu i chorób zawodowych,

2)inicjowanie i opracowywanie wniosków zmierzających do zapobiegania wypadkom przy pracy i chorób zawodowych,

3)sprawowanie kontroli bhp oraz czuwanie nad przestrzeganiem przez wszystkich pracowników zasad i przepisów bhp,

4)organizowanie i prowadzenie rejestru wstępnych ,okresowych , kontrolnych badań lekarskich pracowników,

5)organizowanie badań i pomiarów czynników dla zdrowia, sprawności urządzeń pracy i ochronnych oraz określenie wspólnie z kierownikami właściwych komórek organizacyjnych metod poprawy warunków bhp  na stanowiskach roboczych,

6)prowadzenie rejestrów chorób zawodowych, czynników szkodliwych, bądź
uciążliwych , rejestru wypadków przy pracy i w drodze do pracy,

7)sporządzanie  protokołów  wypadków przy pracy , i ustalanie  przyczyn,

8)sporządzanie zagrożeń na stanowiskach pracy włącznie z opisaniem każdego stanowiska pracy,

9)organizowanie rozmaitych form szkolenia pracowników:
odczytów, pokazów w zakresie bhp oraz przeprowadzanie szkoleń wstępnych nowo przyjętych pracowników,

10)kontrolowanie właściwego zaopatrzenia pracowników w odzież ochronną , roboczą oraz w sprzęt ochrony osobistej oraz jej  ewidencji w poszczególnych komórkach organizacyjnych,

11)organizowanie  szczegółowych instruktarzy bhp na poszczególnych stanowiskach
pracy,

12)prowadzenie obowiązującej dokumentacji sprawozdawczości, zgodnie z obowiązującymi przepisami,


Ponadto , zadaniem komórki BHP jest inicjowanie , organizowanie oraz koordynowanie przedsięwzięć mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia lub zdrowia pracowników oraz poprawa warunków bhp, jak też sprawowanie kontroli nad wykonywaniem zadań w tym zakresie, a w szczególności:

1)    jest zobowiązany:
a) wydawać bieżące polecenia pracownikom zmierzające do usunięcia drobnych stwierdzonych uchybień,
          b)występować do Prezesa z wnioskami o usunięcie stwierdzonych
          nieprawidłowości na odcinku bhp i p.poż.

     2)Ma prawo:
         a)wydawania poleceń natychmiastowego wstrzymania robót w razie
            bezpośredniego zagrożenia  życia lub zdrowia pracowników zawiadamiając o
            tym Prezesa.
          b)występowania do Prezesa z wnioskami o pociągnięcie do
             odpowiedzialności służbowej winnych uchybień w zakresie przestrzegania
             zadań i przepisów bhp.

2.W zakresie ochrony p. pożarowej.

1)kontrolowanie zabezpieczenia p. pożarowego wszystkich obiektów Towarzystwa .
2)kontrolowanie prawidłowości rozmieszczenia i stanu gotowości , konserwacji i remontów urządzeń p. pożarowych oraz ścisła współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych Towarzystwa.
3)wprowadzanie w życie oraz dopilnowanie wykonania uchwał Prezesa i organów zwierzchnich z zakresu ochrony p.poż.


W zakresie spraw socjalnych i bytowych

1)określanie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników oraz opracowywanie  w tym zakresie planów ich zaspakajania.
2)współdziałania  przy ustalaniu zasad podziału środków funduszu socjalnego i opracowywanie rocznych planów wydatków z tego funduszu,
3)zapewnienie pracownikom właściwej opieki zdrowotnej oraz właściwych warunków pracy,


W zakresie ubezpieczenia majątku Towarzystwa

1)Prowadzenie ewidencji umów ubezpieczeniowych ( polis) obiektów i urządzeń Towarzystwa,
2)potwierdzanie pod względem merytorycznym obciążeń firm ubezpieczeniowych co do zgodności z zawartą umową,
3)analizowanie składanych ofert przez firmy ubezpieczeniowe i przedstawianie wniosków w zakresie najkorzystniejszej oferty.





POSTANOWIENIA   KOŃCOWE
                                   
                                                  § 29

1.Regulamin ustala podstawowe normy organizacji, kompetencji i podziału czynności działów organizacyjnych Towarzystwa,
2.Ścisłe przestrzeganie postanowień Regulaminu jest obowiązkiem każdego pracownika Towarzystwa,
3.Na podstawie niniejszego Regulaminu oraz przepisów  szczegółowych dotyczących przedmiotu działania komórki organizacyjnej  Dyrektor d/s finansowych -
Gł. Księgowy wg kompetencji opracowuje karty obowiązków , uprawnień i odpowiedzialności podległym pracownikom,
4.Obowiązek kontroli przestrzegania postanowień Regulaminu spoczywa na Prezesie Zarządu,
5.Regulamin zatwierdza Zgromadzenie Wspólników,
6.Wszelkie zmiany w Regulaminie podlegają również zatwierdzeniu przez Zgromadzenie  Wspólników.



                         
                                          UCHWAŁA  NR 5/2019r

                                         Zgromadzenia Wspólników
                      Gryfickiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego
                              spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
                                         z dnia 11 kwietnia 2019




w sprawie zatwierdzenia  zmiany Regulaminu Organizacyjnego Gryfickiego TBS  
                  spółki z o.o


Na podstawie § 8 i 26 ktu Założycielskiego TBS spółki z o.o. , z dnia 2 grudnia 199r.
-Akt Notarialny  REP.A. Nr 3488/1999 – (tekst jednolity z o.o. , z dnia 18 listopada 2013r)


uchwala się, co następuje:


                                                           § 1.

Zatwierdza się  zmianę Regulaminu Organizacyjnego  Gryfickiego TBS spółki z o.o.,
Kt…óry stanowi załącznik do uchwały.

                                                          § 2.

Traci moc  Uchwała nr 4/2012 Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników Gryfickiego TBS spółki z o.o. , z 13 styczna 2012r , w sprawie zatwierdzenia zmiany schematu organizacyjnego Gryfickiego TBS – spółki z o.o.                                               

                                                         § 3.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Załączniki:
PlikOpisRozmiar
Pobierz plik (Regulamin_Organizacyjny.pdf)Regulamin_Organizacyjny.pdf 210 kB